Mit Fragen zum Ziel
Dieser Artikel ist in ähnlicher Form im Jahr 2010 in der Alpha Beilage des Tages Anzeigers erschienen.
Mehr Information ist nicht gleichbedeutend mit besser informiert. Die richtige und gezielte Selektion von relevanten Daten ist für Unternehmen entscheidend
Wer hat nicht schon einmal mit einer einfachen Frage das Internet durchforscht oder versucht, die Angebote verschiedener Unternehmen zu vergleichen, um nach mühseliger Recherche festzustellen, dass als Ergebnis nur Ratlosigkeit übrig bleibt? Dass wohl viele Daten verfügbar sind, aber nicht wirklich die gesuchte Information?
Die jährliche Zunahme des weltweiten digitalen Datenvolumens um rund 60% erschwert es paradoxerweise heutigen Konsumenten und Unternehmen, schnell fundierte Entscheide zu treffen. Obwohl eigentlich eine Verkürzung der Analyse- und Entscheidungsprozesse gefordert wäre, tun sich Unternehmen schwer, die für sie relevanten internen und externen Informationen in nützlicher Frist, günstig und in guter Qualität zu finden. Doch könnten meist schon einige gezielte Fragen helfen, das Suchresultat zu verbessern.
Mehr «Flut» als Ergebnis
Das Datenvolumen wächst schneller als die Entwicklung der Hilfsmittel zu dessen Auswertung vorankommt. Suchmaschinen, Indexportale oder Informationssysteme in Unternehmen sind nicht mit viel Intelligenz bestückt und werden so den Bedürfnissen der Nutzer nicht gerecht. Suchmaschinen im Internet liefern für Stichworte zuviele Ergebnisse. Informationssysteme in Unternehmen entpuppen sich als reine Datenspeicher, die zuerst in aufwendiger Arbeit sinnvoll definiert, parametrisiert und ausgewertet werden müssen. Die Systeme helfen wohl bei der Zusammenfassung quantitativer oder Selektion textbasierter Daten, für die intelligente Interpretation sind jedoch Menschen gefragt. Die Verdichtung der Daten in heutigen Systemen ist oft zu grob für eine schnelle und wirkungsvolle Analyse. Es fehlt an Relevanz, Konsistenz, Vergleichbarkeit. Die Suchfunktionen sind zu dumm, oder anders ausgedrückt: die Fragestellung des Nutzers zu ungenau.
Defizite im Reporting
Als Folge sehen wir Fehlentscheide und hohe Kosten. Ineffiziente Informationssuche im Internet mag bei Privatpersonen als Unterhaltung abgetan werden. In ziel- und wertorientierten Unternehmen kostet diese jedoch Geld, Kunden oder Arbeitsplätze. Und doch surfen heute viele Unternehmen auf teurer und Daten sprudelnder Finanz- und Unternehmenssoftware, um nur die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Reporting zu erfüllen, jedoch damit wenig Mehrwert zu generieren. Sie versuchen, der Datenflut Herr zu werden, indem sie mit zufällig selektierten Teilmengen der Information arbeiten, ihre Controller überbeschäftigen oder eine neue Analysesoftware kaufen. Controller werden zu Exceljongleuren und Softwareeinführern, anstatt eine sinnvolle Selektion und Interpretation der Daten sicherzustellen. Die Leitungsorgane werden mit unverdichteten, rein internen Daten zugeschüttet oder mit belanglosen historischen Bilanzen gelangweilt. Es erstaunt nicht, dass «...sich Verwaltungsräte oft ausserstande sehen, die interne und externe Situation des Unternehmens klar einzuschätzen. Viele fühlen sich ungenügend informiert. Dies führen sie zum Beispiel auf Defizite im Reporting und in der Informationsaufbereitung zurück» (NZZ 2005, 233, S. Artho). Und jüngste Ereignisse in Grosskonzernen unseres Landes scheinen dies erneut zu bestätigen.
Relevant, knapp und schnell
Gefragt sind relevante und aktuelle Informationen, kostengünstig und in verdaubarer Menge.
- Relevante Information verändert Entscheide. Nur sie trägt zur Beantwortung einer Frage bei und wird im Unternehmen aus den Zielen und der Strategie hergeleitet. Relevanz kann durch den Informationsempfänger beurteilt werden, aber nur schlecht durch Systeme.
- Daten sollen aktuell sein oder, noch besser, Zukunftsszenarien aufzeigen. Information aus der Vergangenheit verleitet zu falschen Entscheiden (Klassiker Fondsperformance). Geschäftsleitungen sind sich oft gar nicht bewusst, dass sie mehr Zeit mit der Vergangenheit als mit der Zukunft verbringen.
- Schliesslich helfen die richtige Menge (z.B. eine Seite gemäss A4-Controller-Regel) und der angemessene Detaillierungsgrad, Komplexität zu verringern sowie Informationen verständlich darzustellen.
Ist das richtige Mass an Relevanz, Aktualität und Detaillierung gefunden, sind meist auch die Kosten auf einem vertretbaren Niveau.
Gute Frage - bessere Antwort
Wie finden wir nun trotz Datenflut die für uns wichtigen Informationen? Solange Systeme keine intelligenten Suchfunktionen anbieten, müssen wir selbst bei der Fragestellung ansetzen. Wir alle kennen dies vom Einkaufen mit dem «Poschtizettel»: Je präziser wir die Fragen nach dem WAS (Greyerzer), dem WO (Chäsi) und dem WIE (Ehemann schicken) formulieren - in dieser Reihenfolge - desto besser das Resultat. Und schon wird klar, warum rund 50% der Projekte zur Einführung neuer Informationssysteme nicht den gewünschten Erfolg bringen: Unternehmen beantworten das WIE und kaufen Software, vergessen dabei aber, die banale Frage zuerst zu stellen: WAS suchen wir eigentlich? Verwaltungsräte formulieren unpräzise Visionen und erhalten als Konsequenz einen Anschluss ans Datenmeer oder eine irrelevante Auswahl von Informationen. Doch nur wer weiss, was gesucht ist, kann es auch finden. Man muss zuerst
- die Frage nach dem WAS präzise ausformulieren (was will ich beantwortet haben),
- sich das Ergebnis vorstellen (was habe ich am Schluss in den Händen),
- den Grund für die Frage klären (was mache ich mit der Antwort),
- auf Relevanz prüfen (verändern sich meine Entscheide, wenn ich die gesuchte Information habe),
- die möglichen Ergebnisse eingrenzen (welche Daten kann ich weglassen, ohne dass sich das Resultat verändert).
Wer genau weiss, was er sucht, kann alles Unwichtige weglassen. Selektieren heisst vor allem weglassen, nicht hinzufügen. Deshalb schreiben erfolgreiche Unternehmen das WAS z.B. in präzisen Strategien oder Konzepten für neue Informationssysteme fest. Dabei werden Denkinstrumente wie Balanced Scorecard, Risikolandkarte, Kennzahlensysteme eingesetzt, welche die gezielte Fragestellung und mehrdimensionale Resultatsuche systematisch unterstützen. Sie helfen Unternehmen, auch ohne teure oder intelligente Software, die Fragen richtig zu stellen und in der Datenflut gezielt das wirklich Wichtige zu finden. Wie mit einem «Poschtizettel».
